今回はexcelの時短テクニックについてご紹介したいと思います。
まず、企業の求人票を見てみると大抵のところで必須スキル:officeの基本的な操作 と書かれてあると思います。
基本的な操作ってなんぞやと感じるかもしれません。
例えば面接の際にexcelのスキルはどの程度ですか？などと聞かれて答えに困った人もいると思います。
僕の考えとしては、上記のような求人票の書き方の場合は特にスキルと言えるようなこと(関数やVBAなど)は必要なく、業務や学生時代に使ったことあるレベルで問題ないかと思います。
また、業務でexcel(またはgoogleのスプレッドシート)を活用している多くの企業での場合すでに誰かがフォーマットを組んでいて、それを元に数字を入力していくという作業がほとんどだと思いますので、それほどスキルは求められません。
とはいえ、事務系の仕事では特に毎日のように使用するので最低限の関数の理解(どこがどう処理されているか)、ショートカットキーが使えると効率がよく時短になり、他の社員から「基本は大丈夫だな」と思ってもらえます。
前置きが長くなりましたが、今回はショートカットキーについてご紹介します。
レベル1:コピー&ペースト
これはもちろんやってるよ！って方も多いと思いますが、「control + C」でコピー、「control + V」でペースト(貼り付け)ができます。いちいちマウスの右クリックで選択している方がいれば、この際に覚えて使ってみてください。
レベル2:切り取り、1つ前に戻す
切り取りは「control + X」でできます。コピーの場合、コピー元の内容はそのまま残りますが、セルの内容を別の場所に移動させたいときは「control + X」からのペーストで行えます。
一つ前に戻すは、「control + Z」でできます。これは入力を間違えた時や、他の箇所に入力してしまった！って時に便利です。本当によく使います。
レベル3:上のセルを参照、セルの中を編集する
上のセルを参照というのは、一つ上のセルの内容と全く同じものを入力したいときに活用します。「control + D」でできます。excelは基本的に上から下に入力していきますし、例えば請求書作成の際など、項目は違うけど、請求日や勘定科目は上のセルと全く同じということも多いと思います。そういったときに手入力やコピー&ペーストよりも早く入力することができます。
これに加えて、例えば商品名を入力していく際、「◯◯ A」の下に「◯◯ B」と入力したりする機会も多いと思います。(◯◯は同じ内容)
そんなときは「control + D」で参照し、その後にF2を押しますとそのままセルの中に入り編集ができます。エンターを押すとカーソルが下にいってしまい、矢印を押すとカーソルが移動してしまうので、結局マウスをダブルクリックして編集することになると思うので、F2を使うととても便利です。
PCによってはFnを押しながらF2を押さないといけない場合もあります。
まとめ
覚えるのが面倒に感じる人も多いと思いますが、一度覚えるとかなり使いやすく時短になると思いますので、ぜひ覚えて活用していってください！
知ってることばかりだった方にはすみません。他にも僕が活用している時短テクがあるので別の記事で紹介したいと思います。
